Pour le Siège de l'Association Gabriel Deshayes

Poste à pourvoir dès que possible en CDD à temps partiel (75%)

Sous la responsabilité de la Directrice Générale et en lien direct avec les administrateurs, le personnel du Siège et les directions opérationnelles.

Missions :

• Préparation des réunions et accueil des participants : assemblée générale, conseils d’administration, réunions de bureau, commissions, comités de direction, réunions du Président de l’Association ou de la Direction Générale
• Rédaction et diffusion de comptes rendus/procès-verbaux après validation
• Actualisation du site internet en lien avec le prestataire, veille au respect de la charte graphique
• Coordonne les différentes parties prenantes lors d’évènements transversaux
• Tenue de registres institutionnels, mise à jour des statuts auprès des partenaires
• Création de tableaux de bord et coordination (actualisation du projet associatif, outils 2002-02 des ESMS, échéances des évaluations, commissions de sécurité, rapport d’activité générale...)
• Veille législative
• Collecte les informations, traite les données et synthétise les résultats d’enquêtes associatives
• Veille au respect des délais de traitement des dossiers et alerte en cas de besoin

Gestion quotidienne :

• Assure l’accueil physique et téléphonique au Siège
• Gestion de la boîte mail de l’Association
• Traitement du courrier entrant et sortant de l’Association
• Mise à jour de l’agenda électronique de la Direction Générale
• Gestion des réservations, inscriptions, notes de frais, absences de la Direction Générale
• Mise à jour des affichages administratifs dans les services en lien avec les secrétariats
• Suivi de dossiers spécifiques : instances (CSE, médecine du travail...), autorités (financeurs, préfecture...) en lien avec les collaborateurs du Siège
• Assurer l’archivage des dossiers associatifs et le référencement de la documentation
• Structuration des dossiers du personnel et classement
• Soutien des cadres dans la gestion des temps de travail et les contrats à durée déterminée
• Utilisation des logiciels de gestion des temps, du pilotage de la qualité et de la gestion des risques et coordination avec les ESMS ; reporting auprès des prestataires
• Assurer des reportings réguliers à la Direction Générale
• Veille à la protection des données personnelles

Compétences attendues

• Niveau Licence ou Master 2

Compétences requises :

• Connaissances des organisations et des politiques médico-sociales
• Connaissances en droit social
• Appétence pour les systèmes d’information
• Faire preuve d’un devoir de réserve et de loyauté
• Inscrire sa démarche professionnelle dans le cadre du projet associatif
• Contribuer à la bonne image de l’Association

Rémunération

Selon les dispositions de la Convention Collective du 15 mars 1966

Particularités du poste :

• Poste basé à Auray – Brec’h (56)

Candidature à transmettre à :

Association Gabriel Deshayes
Responsable des Ressources Humaines
6 Allée Marie-Louise Trichet
BRECH - B.P. 30247
56402 AURAY Cedex